Kuvitellaan tilanne, jossa hallinnoit suurta urheiluhallia. Hallin energiankulutus on korkea, tiloja varataan epäsäännöllisesti, ja käyttäjäpalautteita tulee tasaiseen tahtiin. Vaikka sinulla on paljon dataa näistä eri asioista, tuntuu siltä, että et saa kokonaiskuvaa siitä, miten hallia voisi hallita tehokkaammin ja taloudellisemmin. Mitä tehdä, kun dataa on paljon, mutta se on hajallaan eikä yhteismitallista?
Tässä blogissa kerron, miten monista eri lähteistä tuleva data voidaan yhdistää ja muuttaa arvokkaaksi tiedoksi, jonka avulla voit tehdä fiksumpia ja tietoon perustuvia päätöksiä. Esimerkkinä käytän juuri tällaisen liikuntapaikan hallintaa.
Paljon tietoa, mutta ei selkeää kokonaiskuvaa
Liikuntapaikkojen ja kiinteistöjen hallinnassa käytössä on monia tietolähteitä. On järjestelmä, joka kertoo, kuinka paljon sähköä ja vettä tilat kuluttavat. On toinen, joka seuraa tilavarausten määriä ja kertoo, milloin mikäkin kenttä tai sali on varattu.
Lisäksi saat jatkuvasti palautetta käyttäjiltä, jotka haluaisivat, että tilat olisivat paremmin huollettuja tai että palvelut toimisivat joustavammin.
Ongelma syntyy, kun näitä eri tietoja ei pystytä yhdistämään.
Energiankulutustiedot saattavat kertoa, että halli kuluttaa paljon sähköä, mutta ilman tietoa siitä, kuinka paljon tilat ovat käytössä, et tiedä, mistä kulutus johtuu. Onko kyseessä turhaa kulutusta vai täyskäyttö? Entä kuinka käyttäjäpalautteet liittyvät tähän kaikkeen? Kaikki tämä tieto on arvokasta, mutta erillään se ei anna selkeää kuvaa tilanteesta.
Tietojen yhteensovittaminen
Tässä vaiheessa avuksi tulee datan harmonisointi. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että eri lähteistä tuleva tieto yhdistetään ja laitetaan samaan muotoon, jotta sitä voidaan analysoida yhdessä. Esimerkiksi energiankulutustiedot, varausjärjestelmän data ja käyttäjäpalautteet voidaan kaikki tuoda yhteen. Näin pääset käsiksi tiedon kokonaisuuteen, etkä joudu katsomaan yksittäisiä palasia erikseen.
Tiedolla johtaminen ei ole vain datan keräämistä, vaan sen muuttamista konkreettisiksi toimiksi.
Kuvitellaan, että saat yhdistettyä nämä tiedot. Näet yhtäkkiä, että suurin energiankulutus tapahtuu tiloissa, jotka ovat käytössä vain osan ajasta. Tämä voi tarkoittaa, että valaistus tai lämmitys on päällä myös silloin, kun tiloja ei käytetä. Samalla käyttäjäpalautteista voi paljastua, että tilojen varaaminen ei ole tarpeeksi joustavaa, ja siksi käyttöaste jää alhaiseksi.
Katsaus tulevaisuuteen datan avulla
Kun data on harmonisoitu ja yhdistetty, siitä voi alkaa tehdä ennustuksia. Jos tiedät, milloin tilat ovat olleet käytössä ja miten se on vaikuttanut energiankulutukseen, voit ennustaa tulevaa käyttöä ja tehdä suunnitelmia sen perusteella. Voit esimerkiksi päätellä, että tiettyinä viikonpäivinä on vähemmän varaajia, ja siksi tilojen lämmitystä tai valaistusta voidaan säätää vastaamaan todellista tarvetta.
Samoin käyttäjäpalautteiden analysointi voi auttaa ennustamaan, milloin huoltotarpeet nousevat esille, tai milloin palveluihin täytyy tehdä parannuksia. Näin pystyt reagoimaan ongelmiin ennakoivasti ja parantamaan asiakaskokemusta ennen kuin tilanteet eskaloituvat.
Tiedon esittäminen helposti ymmärrettävässä muodossa
Tiedolla johtamisen yksi tärkeimmistä osa-alueista on se, miten tieto esitetään. Kun dataa on paljon, pelkkä numerotieto ei riitä. Siksi visuaalisointi, kuten graafit ja dashboardit, ovat loistava tapa nähdä selkeästi, mitä data kertoo.
Kuvitellaan, että sinulla on käytössäsi dashboard, joka näyttää liikuntapaikan tilojen käyttöasteet, energiankulutuksen ja asiakaspalautteet yhdellä silmäyksellä. Voit esimerkiksi huomata, että tietyssä hallissa energiankulutus on korkea, vaikka varauksia on vähän – ehkä valaistus tai lämmitys on päällä turhaan silloin, kun tilat ovat tyhjillään. Samalla voit huomata, että tietyt ajat ovat ylibuukattuja, jolloin käyttäjäpalautteet osoittavat tyytymättömyyttä liian täysien tilojen ja odotusaikojen vuoksi. Tämä auttaa sinua tasapainottamaan varausjärjestelmää ja tehostamaan tilojen käyttöä.
Esimerkiksi, jos huomaat dashboardilta, että lauantaisin kentät ovat aina ylibuukattuja, mutta arkisin käyttöaste on huomattavasti matalampi, voit suunnitella paremmin tilojen saatavuutta ja luoda kampanjoita, jotka kannustavat arkipäivien käyttöön. Näin löydät tasapainon tilojen käytössä ja parannat sekä asiakaskokemusta että energiatehokkuutta.
Tällaisten yhteyksien näkeminen visuaalisessa muodossa helpottaa päätöksentekoa, ja voit nopeasti tehdä muutoksia, jotka vaikuttavat positiivisesti sekä käyttökustannuksiin että asiakastyytyväisyyteen.
Parempia päätöksiä tiedon avulla
Kun kaikki data on käytettävissä ja jaettavissa yhdessä paikassa, olet lopulta tilanteessa, jossa voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä. Voit esimerkiksi optimoida energiankulutusta ja varmistaa, että tilat ovat käytössä silloin, kun niiden käyttö on kannattavaa. Voit myös parantaa asiakaspalvelua ja reagoida huoltotarpeisiin ajoissa. Tärkeintä on, että teet päätökset sen tiedon pohjalta, jota sinulla on ja jota osaat nyt hyödyntää paremmin.
Vaikka liikuntapaikkojen ja kiinteistöjen hallinta tuottaa paljon dataa, sen arvo realisoituu vasta, kun eri lähteistä tuleva tieto harmonisoidaan ja esitetään selkeästi. Ennustaminen ja visualisointi auttavat sinua näkemään, miten asiat ovat yhteydessä toisiinsa ja tekemään päätöksiä, jotka parantavat tehokkuutta, asiakastyytyväisyyttä ja taloudellisuutta. Tiedolla johtaminen ei ole vain datan keräämistä, vaan sen muuttamista konkreettisiksi toimiksi.
Ota rohkeasti yhteyttä niin voimme keskustella teidän ratkaisusta ja miten hyödyt teillä voisi konkretisoitua tiedolla johtamisen avulla!
Comments